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Vorlage - V 20/0925-01
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Behandlungsvorschlag: Der Ausschuss berät nach § 105 Abs. 6 GO NRW über den Bericht der überörtlichen Prüfung der Stadt Mülheim an der Ruhr durch die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen sowie die Stellungnahmen zu den Feststellungen und Empfehlungen, leitet das Beratungsergebnis an den Rechnungsprüfungsausschuss weiter und lässt im Anschluss den Rat der Stadt bis zum 30.04.2021 darüber beschließen (§ 105 Abs. 7 GO NRW).
Bericht: Im Jahr 2019 hat die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (gpaNRW) bei der Stadt Mülheim an der Ruhr eine überörtliche Prüfung nach § 105 Abs. 1 GO NRW durchgeführt. Der Schwerpunkt lag dabei auf folgenden Themen: - Hilfe zur Erziehung - Finanzen - Hilfe zur Pflege - Grundsicherung für Arbeitssuchende nach dem SGB II - Verkehrsflächen - Friedhofswesen - Bauaufsicht - Zahlungsabwicklung - Kennzahlenset.
Der Rechnungsprüfungsausschuss hat in der Sitzung am 04.06.2020 beschlossen, dass die Berichte über die überörtliche Prüfung zunächst in den Fachausschüssen – einschließlich der jeweiligen Stellungnahmen der Verwaltung – vorgestellt und beraten werden.
Der Bericht zur „Hilfe zur Erziehung“ wird hiermit dem Ausschuss zur Beratung vorgelegt. Die Verwaltung nimmt dazu wie folgt Stellung:
F 1 Die Stadt Mülheim an der Ruhr weist starke soziale und sozialräumliche Unterschiede auf. Neben wohlhabenden Wohngebieten gibt es Stadtteile mit einer hohen Armut. Hiervon sind insbesondere Kinder betroffen. So hat die Stadt im interkommunalen Vergleich den zweithöchsten Anteil Alleinerziehender an den SGB II-Bedarfsgemeinschaften. Dies kann zu vermehrten Unterstützungsleistungen im Bereich der Hilfen zur Erziehung führen.
Stellungnahme: Die Feststellung ist zutreffend.
F 2 Die Stadt berücksichtigt die sozialen und sozialräumlichen Unterschiede bei der Steuerung und Organisation der Hilfen zur Erziehung. Zudem versucht sie die Hilfen zur Erziehung durch vermehrte Präventions- und Netzwerkarbeit positiv zu beeinflussen. Die Stadt verzeichnet im interkommunalen Vergleich die geringste Arbeitslosenquote bei den unter 21-Jährigen. Auch die Zahl der Schulabgänger ohne Abschluss ist vergleichsweise gering.
Stellungnahme: Für die o.g. Zielgruppe arbeiten das Jobcenter sowie der Kommunale Soziale Dienst (KSD) innerhalb des Amtes sehr stark zusammen, so dass hilfebedürftige Heranwachsende die bestmögliche Unterstützung erfahren. Durch die derzeitige Ausgestaltung der Arbeit zwischen zwei Abteilungen ergibt sich ein am Erfolg messbarer Synergieeffekt.
F 3 Über eine schriftliche Gesamtstrategie für den Aufgabenbereich der Hilfen zur Erziehung verfügt Mülheim an der Ruhr nicht. Allerdings haben die Beschäftigten des Sozialamtes auf der Grundlage des städtischen Leitbildes konkrete Ziele erarbeitet. Hieraus kann die Stadt eine Gesamtstrategie entwickeln.
E 3 Die Stadt Mülheim an der Ruhr sollte die auf unterschiedlichen Ebenen erarbeiteten Ziele zu einer Gesamtstrategie zusammenfassen und weiterentwickeln. Hierzu sollte sie Maßnahmen zur Zielerreichung erarbeiten, genauer beschreiben und miteinander verknüpfen. Anhand von zuvor festgelegten Zielwerten und Kennzahlen sollte die Stadt die Wirksamkeit der Maßnahmen regelmäßig prüfen. Sie kann so Abweichungen und den Grad der Zielerreichung messen und entsprechend gegensteuern.
Stellungnahme: Die Empfehlung wird aufgegriffen. Aktuell wird eine Gesamtstrategie entwickelt.
F 4 Die Stadt Mülheim an der Ruhr hat als Optionskommune die Hilfen zur Erziehung dem Amt 50 „Sozialamt“ zugeordnet. Diese untypische Organisationsstruktur hat einen hohen Koordinierungs- und Abstimmungsaufwand mit dem Amt 45 „Amt für Kinder, Jugend und Schule“ zur Folge. Zudem erschwert dies die Festlegung einer Gesamtstrategie für den Produktbereich Kinder-, Jugend- und Familienhilfe.
E 4 Die Stadt Mülheim an der Ruhr sollte die derzeitige Organisationsstruktur vor dem Hintergrund des hohen Koordinierungsaufwandes kritisch hinterfragen.
Stellungnahme: Ein hoher Koordinierungs- und Abstimmungsaufwand kann von hier derzeit nicht festgestellt werden. Nebst den im zweiwöchigen Turnus stattfindenden Abteilungsleiterrunden des Amtes 45 nimmt die Abteilungsleitung des KSD an allen jugendhilferelevanten Gremien (z.B. Arbeitsgemeinschaft § 78 SGB VIII, Jugendhilfeausschuss, Arbeitsgemeinschaft Jugendhilfeplanung) teil. Diese wären auch in jeglicher Organisationsform zu bedienen. Ansonsten findet ein Austausch, wie auch auf amtsinterner Ebene, via E-Mail und Telefon statt. Die positiven Effekte überwiegen für den Verbleib innerhalb des Amtes 50. Auf der operativen Ebene ist die Schnittmenge zu den anderen Leistungsbereichen des Sozialamtes (SGB XII, SGB II, UVG, …) größer, als zu denen des Amtes 45 (vgl. auch Stellungnahme zu F 2).
F 5 Im Aufgabenbereich der Hilfen zur Erziehung profitiert die Stadt Mülheim an der Ruhr von einer vielschichtigen Vernetzung des KSD.
Stellungnahme: Die Feststellung ist zutreffend. Netzwerkstrukturen werden den Bedarfen entsprechend gepflegt, angepasst und sukzessive ausgebaut.
F 6 In Mülheim an der Ruhr fehlt ein zusammenfassendes schriftliches Konzept zum internen Kontrollsystem (IKS). Einzelne Elemente sind jedoch vorhanden.
Stellungnahme: Die Feststellung ist zutreffend.
F 7 Die Stadt hat im Aufgabengebiet der Hilfen zur Erziehung Risiken ermittelt und Gegenmaßnahmen entwickelt. Insbesondere die systematische Fallbearbeitung dient der Risikominimierung. Die dazu erarbeiteten Verfahrensstandards stellen aber sowohl die Risiken als auch ihre Gegenmaßnahmen nicht vollumfänglich dar.
E 7 Die Stadt Mülheim an der Ruhr sollte das interne Kontrollsystem als einen in die Arbeits- und Betriebsabläufe integrierten Prozess verstehen. Sie sollte daher die bestehenden Risiken der einzelnen Prozessschritte ermitteln, benennen und entsprechende Gegenmaßnahmen in den Prozess einbetten. Diese sind dann auch in den Verfahrensstandards darzustellen.
Stellungnahme: Die Verfahrensstandards bilden sämtliche Bedarfe und Pflichten der geltenden Gesetzgebung ab, werden regelmäßig novelliert, so dass aus Sicht des Fachbereichs keine weiteren Schritte zur Schaffung weiter Kontrollsysteme sinnvoll erscheinen.
F 8 Die Stadt Mülheim an der Ruhr nutzt im Bereich der Hilfen zur Erziehung unterschiedliche prozessintegrierte Kontrollmechanismen zur Risikominimierung. Ihre Ergebnisse dienen der qualitativen Fortentwicklung der Verfahrensstandards.
Stellungnahme: S. Stellungnahme F7 – Die Verfahrensstandards bilden den Arbeitsalltag mit allen gesetzlichen Pflichten ab und geben die Handlungsweise vor.
F 9 Das Aufgabengebiet der Hilfen zur Erziehung in der Stadt Mülheim an der Ruhr verzeichnet lediglich einige wenige Ansätze eines produktorientierten Finanzcontrollings. Die Daten beschränken sich hauptsächlich auf Fallzahlen.
E 9 Die Stadt Mülheim an der Ruhr sollte in den Controllingberichten im Aufgabenfeld der Hilfen zur Erziehung zukünftig weitere Kennzahlenwerte für eine transparentere Darstellung der Sachverhalte nutzen. Hierzu sollten die Kennzahlen dieses überörtlichen Prüfberichts fortgeschrieben werden. Vor dem Hintergrund der sehr hohen Aufwendungen je Fall sollte die Stadt die so gewonnenen Erkenntnisse nutzen, um die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen zu beurteilen und ggf. gegenzusteuern.
Stellungnahme: Die Abteilung hält ihr eigenes Kennzahlensystem vor. Des Weiteren wird noch ein weiteres System zur Mitarbeit im con_sens Benchmarking geführt. Eine weitere Erfassung wird als nicht zweckdienlich erachtet und rechtfertigt nicht den erhöhten Arbeitsaufwand. Des Weiteren wird fortlaufend an einer trennschärferen Auswertung im eigenen Kennzahlensystem gearbeitet. Vorhandene Programme werden hierzu untereinander vernetzt und auswertbar gemacht (AKDN, SoPart).
F 10 Aufgrund fehlender Auswertungsmöglichkeiten in der Software konnten Fallzahlen auf Aufwendungen zu einzelnen Hilfearten nicht vollständig ausgewertet werden. Hierdurch fehlt es an Transparenz. Dies erschwert die Steuerung. Die Auswertungen wurden im Laufe der überörtlichen Prüfung sukzessive ausgebaut.
E 10 Die Stadt Mülheim an der Ruhr sollte umfassende Auswertungsmöglichkeiten in ihrer Jugendamtssoftware einrichten. Sie sollte diese zur Erweiterung der Controllingberichte um Kennzahlen für die einzelnen Hilfearten nutzen. Auch Auswertungen der Laufzeiten und trägerbezogene Auswertungen sind notwendig, um die Steuerung zu verbessern. Die Stadt sollte diese daher ebenfalls ermöglichen.
Stellungnahme: Die Empfehlung wurde aufgegriffen. Seit 2019 können alle Hilfen „spitz“ nach der Hilfeart oder heruntergebrochen auf den Einzelfall ausgewertet werden.
F 11 Das Fachcontrolling im Aufgabengebiet der Hilfen zur Erziehung in Mülheim an der Ruhr beschränkt sich aktuell auf eine Überprüfung der vorgegebenen Verfahrensstandards im Rahmen regelmäßig durchgeführter Revisionen. Die Wirksamkeit der Hilfen wird allein durch die Einhaltung der Standards unterstellt. Für eine tatsächliche Erfolgskontrolle fehlt es an weitergehenden Auswertungsmöglichkeiten. Die Ergebnisse des Fachcontrollings werden zudem nicht transparent aufbereitet.
E 11 Die Stadt Mülheim an der Ruhr sollte auch Auswertungen zur qualitativen Zielerreichung vornehmen und die Ergebnisse transparent in einem Controllingbericht darstellen. Durch eine Verzahnung von Fach- und Finanzcontrolling könnten die finanziellen Auswirkungen der vorgegebenen Verfahrensstandards nachvollzogen werden.
Stellungnahme: Die Empfehlung wird aufgegriffen. An dem beschriebenen Auswertungsverfahren wird aktuell gearbeitet.
F 12 Der KSD arbeitet in Mülheim an der Ruhr nach einheitlichen Verfahrensstandards. Diese liegen jeweils für das Hilfeplanverfahren, aber auch für einzelne Hilfearten vor. Grundsätzlich hat die Stadt hierdurch gute Voraussetzungen für eine qualifizierte und einheitliche Sachbearbeitung geschaffen. Allerdings ist die Darstellung der Verfahrensstandards in verschiedenen Publikationen unübersichtlich.
E 12 Die Stadt Mülheim an der Ruhr sollte alle für die Aufgabenerledigung im Bereich der Hilfen zur Erziehung benötigten Prozesse ausschließlich in einem digitalen Dokument darstellen und den Beschäftigten des KSD zur Verfügung stellen. So ist sichergestellt, dass Prozessoptimierungen zeitnah dargestellt und umgesetzt werden können.
Stellungnahme: Im Zuge von verwaltungsweiter Digitalisierung wird dies zukünftig der Fall sein.
F 13 Die Stadt Mülheim an der Ruhr hat Verfahrensstandards für das Hilfeplanverfahren in einem gesonderten Leitfaden herausgebracht. Dieser umfasst größtenteils die von der gpaNRW für erforderlich gehaltenen Mindeststandards. Angaben zu einzuhaltenden Bearbeitungsfristen und Aspekten der Wirtschaftlichkeit enthält er allerdings nicht.
E 13 Der Leitfaden sollte auch Angaben zu vorgegebenen Bearbeitungsfristen und Zuständigkeiten enthalten. Zudem sollte die Prozessdarstellung auch wirtschaftliche Gesichtspunkte, wie eine Begrenzung von Fachleistungsstunden, berücksichtigen. Ebenso sollte er die vorzunehmenden Arbeitsschritte, einzuhaltende Bearbeitungsfristen und zu beteiligende Akteure sowie erforderliche Unterlagen darstellen.
Stellungnahme: Eine Eingrenzung von Fachleistungsstunden (FLS) findet im Einzelfall in Fachgespräch statt. Eine Verschriftlichung wird nachgeholt. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass das standardisierte Ansetzen von Stundenkontingenten nicht als sinnvoll erachtet und jeder Fall einzeln beurteilt wird – dies kann auch zu einem niedrigeren Stundenansatz führen. Im Bereich des Kinderschutzes (§ 8a, § 42 SGB VIII, …) liegen Bearbeitungsfristen vor. Weitere Arbeitsfristen werden als hinfällig angesehen, da bislang keine Klagen oder Beschwerden wegen Untätigkeit vorliegen.
F 14 Die Stadt stellt die einzelnen Verfahrensschritte des Hilfeplanverfahrens in ausformulierter Form ausführlich dar. Diese Form der Prozessdarstellung ist sehr unübersichtlich. Für eine chronologisch genaue und übersichtliche Prozessbeschreibung fehlt es an einer grafischen bzw. tabellarischen Modellierung des Prozesses.
E 14 Zur übersichtlicheren Darstellung sollten die einzelnen Verfahrensschritte grafisch dargestellt werden.
Stellungnahme: Für die Darstellung von Flussdiagrammen und Arbeitsablaufschemata fehlt die notwendige Software Visio. Der Bedarf wird angemeldet.
F 15 Die Stadt Mülheim an der Ruhr hat aufgrund des allgemein herrschenden Fachkräftemangels zunehmend Schwierigkeiten, geeignete Beschäftigte für den KSD zu akquirieren.
Stellungnahme: Die Feststellung ist zutreffend. Es handelt sich um ein bundesweites Problem.
F 16 Mit einem mehrstufigen Einarbeitungskonzept bereitet die Stadt die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die zu übernehmende Tätigkeit vor. Die gpaNRW bewertet dies positiv.
Stellungnahme: Das Einarbeitungskonzept wird stets an aktuelle Bedarfe angepasst und falls notwendig mehrfach im Jahr novelliert.
F 17 Die Stadt Mülheim an der Ruhr hat eine eigene Personalbemessung für den KSD entwickelt und bestimmt daran die benötigten Personalressourcen. Sie wird regelmäßig angepasst und bildet die Grundlage für den Stellenplan.
Stellungnahme: Ja, da es sich um ein allseitig (Amt 11, Personalrat) anerkanntes Verfahren handelt, wird daran festgehalten.
F 18 Die Stellenausstattung des KSD in Mülheim an der Ruhr ist 2017 mit 32 Hilfeplanfällen durchschnittlich. Sie liegt oberhalb des Richtwertes der gpaNRW von 30 Hilfeplanfällen.
Stellungnahme: Die Feststellung ist zutreffend.
F 19 Im Jahr 2017 war jede Stelle in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe für durchschnittlich 179 Hilfeplanfälle zuständig. Im interkommunalen Vergleich gehört Mülheim an der Ruhr damit zu den 25 Prozent der Kommune mit der höchsten Anzahl von Fällen je Mitarbeiter.
Stellungnahme: Ja, der Zustand ist bekannt. Die vorherrschende Kassenlage und die Verpflichtung im Rahmen der Haushaltskonsolidierung Personalkosten einzusparen, führt dazu, dass der Personalschlüssel von 1:171 weiterhin Bestand hat. Dieser Schlüssel gilt zudem auch für die Leistungssachbearbeitung in anderen Rechtskreisen wie dem SGB XII oder dem SGB II.
F 20 Die Stadt Mülheim an der Ruhr steuert die Hilfefälle anhand eines strukturierten Prozesses. Die vorgegebenen Verfahrensstandards berücksichtigen größtenteils die notwendigen Schritte. Allerdings schreiben sie eine möglichst frühzeitige Beteiligung der Wirtschaftlichen Jugendhilfe und die Berücksichtigung wirtschaftlicher Aspekte bei der Trägerauswahl nicht zwingend vor.
E 20.1 Um Zuständigkeiten und Möglichkeiten der Kostenerstattung frühzeitig prüfen zu können, sollte die Stadt Mülheim an der Ruhr eine frühe Beteiligung der Wirtschaftlichen Jugendhilfe verbindlich vorschreiben. Zusätzlich sollte sie bei der Auswahl der Leistungserbringer beteiligt werden.
E 20.2 Um eine Trägerauswahl nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten vornehmen zu können, sollte die Wirtschaftliche Jugendhilfe an der Teamsitzung zur Trägerauswahl beteiligt werden. Das Anbieterverzeichnis sollte neben Erfahrungen und angebotenen Leistungen auch zwingend die Kosten enthalten. Kommen mehrere Träger in Frage, ist der wirtschaftlichste Träger auszuwählen.
Stellungnahme: Dies ist mit der derzeitigen Personalausstattung bzw. Stellenbemessung in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe nicht leistbar. Ein Anbieterverzeichnis wird durch den HzE-Koordinator vorgehalten. Zudem wird auf die Stellungnahme zu E 24 verwiesen.
F 21 Die Stadt Mülheim an der Ruhr verzeichnet im Jahr 2017 einen Fehlbetrag Hilfe zur Erziehung in Höhe von 974 Euro je Einwohner von 0 bis 21 Jahren. Nur 25 Prozent der Vergleichskommunen haben einen höheren Fehlbetrag je Einwohner von 0 bis 21 Jahren. Der hohe Fehlbetrag resultiert in erster Linie aus hohen Aufwendungen je Hilfefall.
Stellungnahme: Diese statistische Darstellung ist bekannt und wird auch im Zuge des con_sens Benchmarkings behandelt. Inhaltlich spricht diese Kennzahl dafür, dass die Stadt Mülheim an der Ruhr mit ihren Hilfen gem. der Richtlinien des SGB VIII die Zielgruppe in einem sehr hohen Maße erreicht. Ergänzend wird auf die Stellungnahme zu F 41 verwiesen; danach gehört die Stadt Mülheim an der Ruhr zu den 25% der Kommunen mit den niedrigsten Aufwendungen je Hilfefall.
F 22 Hohe Aufwendungen bei der Hilfe zur Erziehung belasten den Fehlbetrag der Stadt Mülheim an der Ruhr. Bei den Aufwendungen je Einwohner von 0 bis 21 Jahren für Hilfen zur Erziehung gehört Mülheim an der Ruhr zu den 50 Prozent der Kommunen mit den höchsten Aufwendungen. Bei einer Betrachtung je Hilfefall hat die Stadt im interkommunalen Vergleich sogar die dritthöchsten Aufwendungen je Hilfefall.
Stellungnahme: Siehe Stellungnahme F21.
F 23 Mülheim an der Ruhr hat die höchsten stationären Aufwendungen je Hilfefall. Dies belastet den Fehlbetrag Hilfe zur Erziehung erheblich.
Stellungnahme: Die Situation ist bekannt, eine zunehmende Umsteuerung in ambulante Hilfen hat stattgefunden und findet fortlaufend statt. Hier zeigen sich bereits erste positive Entwicklungen: Betrug der Anteil der stationären Hilfen im untersuchten Berichtsjahr 2017 noch 46% aller Hilfen zur Erziehung, so ging dieser Wert 2019 auf 37% im Jahresmittel zurück. Die ambulanten Hilfen hatten 2017 einen Anteil von 51%; sie liegen 2019 im Jahresmittel bei 59%.
F 24 Die Verfahrensstandards beinhalten trotz der hohen Aufwendungen bisher keine Vorgaben zur wirtschaftlichen Auswahl der Einrichtungen, Begrenzung von Laufzeiten sowie Rückführung bzw. zur Verselbstständigung.
E 24 Vor dem Hintergrund der hohen stationären Aufwendungen muss die Stadt Mülheim an der Ruhr zwingend wirtschaftliche Aspekte bei der Leistungsvergabe berücksichtigen. Hierzu sind Vorgaben zur wirtschaftlichen Auswahl der Einrichtungen und bestehende Konzepte zur Rückführung bzw. zur Verselbstständigung in die Verfahrensstandards aufzunehmen.
Stellungnahme: Die pädagogische Passgenauigkeit steht vor der Wirtschaftlichkeit. Dies gilt insbesondere in Fällen des Kinderschutzes. Unpassende Hilfen schaffen unnötige Längen, die in Folge weitere Kosten mit sich bringen.
F 25 Der Anteil der ambulanten Hilfen an den Hilfefällen mit Hilfeplänen ist in Mülheim an der Ruhr seit der letzten Prüfung um rund 21 Prozent gestiegen. Im interkommunalen Vergleich gehört sie zu den 50 Prozent der Kommunen mit dem höchsten Anteil bei gleichzeitig mittlerer Falldichte. Stellungnahme: s. Stellungnahme F23 – Es findet eine Umsteuerung auf ambulante Hilfen zur Kostensenkung statt.
F 26 Mehr als 75 Prozent der Vergleichskommunen verzeichnen einen höheren Anteil von Vollzeitpflegefällen an den stationären Hilfefällen als Mülheim an der Ruhr. Vollzeitpflegefälle sind in der Regel günstiger als Heimunterbringungen nach § 34 SGB VIII. Daher wirkt sich der geringe Anteil von 34,4 Prozent negativ auf den Fehlbetrag aus.
E 26 Die Stadt Mülheim an der Ruhr sollte zukünftig die Auswertung der Hilfeplanfälle mit Kostenerstattungsanspruch und Kostenerstattungspflicht nutzen, um die tatsächliche Situation bei der Unterbringung in Pflegefamilien festzustellen. Die Ergebnisse sollte sie in die Analyse der örtlichen Versorgungssituation mit Pflegefamilien einbeziehen und weitere Maßnahmen zur Akquise von Pflegefamilien entwickeln.
Stellungnahme: Der Prozess der Fortschreibung der Konzepte für Pflegekinderdienst, Bereitschaftspflege und Adoption ist abgeschlossen. Weitere Werbemaßnahmen sind eingeleitet. Es handelt sich dabei um die Teilnahme an Veranstaltungen oder die Verteilung von Werbemitteln an Schulen, Bildungszentren sowie die Bewerbung der Tätigkeit in den sozialen Medien. Jedoch bleibt es Handlungsmaßstab der Jugendhilfe, dass die Hilfen stets pädagogisch passgenau für die Kinder gestaltet werden: Ist eine Pflegefamilie überhaupt die richtige Hilfe für das Kind? Kann die Pflegefamilie den pädagogischen Bedarf des Kindes auch abdecken?
F 27 Die Stadt Mülheim an der Ruhr verzeichnet eine mittlere Falldichte von 24 HzE-Fällen je 1.000 Einwohner von 0 bis 21 Jahren. Sie ist seit der letzten überörtlichen Prüfung gestiegen. Diesen Trend verzeichnen alle Vergleichskommunen.
Stellungnahme: Die Feststellung ist zutreffend.
F 28 Die Stadt Mülheim an der Ruhr subsumiert unter den flexiblen ambulanten erzieherischen Hilfen nach § 27 Abs. 2 SGB VIII auch die soziale Gruppenarbeit nach § 29 SGB VIII, den Erziehungsbeistand nach § 30 SGB VIII und die sozialpädagogische Familienhilfe nach § 31 SGB VIII. Differenzierte Daten zu den einzelnen Hilfearten konnte die Stadt aufgrund fehlender Auswertungsmöglichkeiten nicht liefern. Dies erschwert die Steuerung.
E 28.1 Um die Steuerung zu verbessern, muss die Stadt Mülheim an der Ruhr künftig differenzierte Daten zu den einzelnen Hilfearten erfassen und auswerten.
Stellungnahme: Seit dem 01.01.2019 ist dies möglich.
F 29 Die Stadt Mülheim an der Ruhr hat mit freien Trägern die Mindestabnahme von Fachleistungsstunden vereinbart. Dies wirkt sich negativ auf die Aufwendungen aus.
E 29 Vor dem Hintergrund hoher Aufwendungen sollte die Stadt Mülheim an der Ruhr keine Mindestabnahmen von Fachleistungsstunden mehr vereinbaren. Die Stadt sollte hingegen dringend die Begrenzung von Fachleistungsstunden in die Verfahrensstandards aufnehmen und so die Aufwendungen senken.
Stellungnahme: Die Verwaltung folgt der Empfehlung, auf eine Mindestabnahme von Fachleistungsstunden zu verzichten. In der Sitzung des Jugendhilfeausschusses am 25.08.2020 erging dazu folgender Beschluss (vgl. V20/0462-01): Der Jugendhilfeausschuss stimmt der Absicht der Verwaltung zu, a) im Grundsatz an den Vereinbarungen zwischen der Stadt und den freien Trägern der Wohlfahrtspflege gem. § 77 SGB VIII festzuhalten, b) die aktuelle Vereinbarung fristgerecht per 30. September 2020 zum 31. Dezember 2020 zu kündigen und c) eine überarbeitete Vereinbarung mit Wirkung vom 1. Januar 2021 abzuschließen, die folgende Handlungsempfehlungen beinhaltet:
Die diesbezügliche Vereinbarung wurde inzwischen abgeschlossen.
Eine standardisierte „Begrenzung von Fachleistungsstunden“ wird abgelehnt. Entscheidend bei der Auswahl und des Umfangs der Hilfen ist – immer wieder – die pädagogische Passgenauigkeit und der notwendige Bedarf. So kann mit einer erhöhten Zahl von Fachleistungsstunden im ambulanten Bereich eine stationäre Hilfe vermieden werden.
F 30 Im interkommunalen Vergleich verzeichnet die Stadt Mülheim an der Ruhr im Bereich der Vollzeitpflege die dritthöchsten Aufwendungen je Hilfefall.
E 30 Die Stadt Mülheim an der Ruhr sollte die zusätzlichen Auswertungen für die Erarbeitung weiterer Maßnahmen für die Vollzeitpflege nutzen.
Stellungnahme: Eine Auswertung, wie sich die Kosten innerhalb der Vollzeitpflege (VZP) darstellen, ist seit 2019 möglich. Es ist jedoch anzumerken, dass die geltenden Beihilferichtlinien keine große Abweichungen im regionalen Vergleich aufweisen.
F 31 Mülheim an der Ruhr gehört bei der Heimerziehung nach § 34 SGB VIII zu den 25 Prozent der Kommunen mit den höchsten Aufwendungen. Die sinkende Falldichte führte bislang nicht zu einer Haushaltsentlastung. Die Aufwendungen für Heimerziehung je Hilfefall sind sogar weiter gestiegen.
Stellungnahme: Die pädagogische Passgenauigkeit ist der Wirtschaftlichkeit übergeordnet. Siehe hierzu F41: „Die Stadt Mülheim an der Ruhr gehört zu den 25% der Kommunen mit den niedrigsten Aufwendungen je Hilfefall“.
F 32 Mülheim an der Ruhr berücksichtigt im Gegensatz zu anderen Kommunen bei der Heimerziehung auch Aufwendungen und Fallzahlen für stationäre Eingliederungshilfen. Zudem umfasst die Heimerziehung auch intensivere Hilfefälle, da die Stadt keine intensive sozialpädagogische Einzelbetreuung nach § 35 SGB VIII anbietet. Diese teuren Hilfefälle wirken sich negativ auf den Kennzahlenvergleich aus.
E 32 Die Stadt Mülheim an der Ruhr muss dringend die Ursache für hohe Aufwendungen feststellen und diese Erkenntnisse für eine Reduzierung der Aufwendungen nutzen. Das setzt zwingend auch eine Differenzierung bei der Erfassung der stationären Hilfearten voraus. Stellungnahme: Seit 2019 können alle stationären Hilfearten differenziert ausgewiesen werden. Dies umfasst auch die separate Darstellung der Hilfen nach § 35 SGB VIII. Dennoch werden fast ausschließlich Anbieter mit Leistungs- und Entgeltvereinbarung gem. § 78a ff. SGB VIII in Anspruch genommen. Fallkonstellationen gem. § 35 SGB VIII werden nur selten in Anspruch genommen, da diese Angebote nicht der Heimaufsicht des Landesjugendamtes unterliegen. Kennzahlenvergleiche einzelner Normen, wie dem § 35 SGB VIII, könnten daher negativ für die Stadt Mülheim an der Ruhr ausgelegt werden, gleichen sich jedoch auf aggregierter Ebene aus.
F 33 Fehlende zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten erschweren die Analyse und somit auch die Steuerung. Hierauf hat die gpaNRW bereits in der Prüfrunde 2008 hingewiesen.
E 33 Die Stadt Mülheim an der Ruhr sollte dringend auch die Verweildauern für die Leistungen nach § 34 SGB VIII auswerten, analysieren und für Steuerungszwecke verwenden. Um Kostenentwicklungen darstellen zu können, muss die Stadt die Leistungen differenzieren und die Hilfen nach §§ 35 und 35a SGB VIII jeweils separat betrachten.
Stellungnahme: Dem Umstand wurde abgeholfen.
F 34 Die Stadt Mülheim an der Ruhr besitzt kein Rückkehrkonzept, mit dem sie Fallzahlen und Transferaufwendungen beeinflussen kann.
E 34 Die Stadt Mülheim an der Ruhr sollte Fallzahlen zur Rückführung in die Herkunftsfamilie erheben. Auf dieser Basis sollte sie ein Konzept erarbeiten, aus dem konkrete Vorgaben für ein Rückkehrmanagement hervorgehen. Sie sollte den bestehenden Prozess im Rahmen des Hilfeplanverfahrens entsprechend erweitern.
Stellungnahme: Im Hilfeplanverfahren werden Rückführungsoptionen immer geprüft und bei einer realistischen Perspektive als oberstes Ziel im Rahmen der Hilfeplanung verfolgt.
F 35 Die Stadt Mülheim an der Ruhr erfasst die hohen Aufwendungen für stationäre Eingliederungshilfen nicht als Leistung nach § 35a SGB VIII, sondern als Heimerziehung nach § 34 SGB VIII. Separate Auswertungen sind nicht möglich. Zudem konnte die Stadt 2017 nicht die Aufwendungen für Schulbegleiter/Integrationshelfer ermitteln. Die gpaNRW hat sie anhand der Angaben für 2018 berechnet.
Stellungnahme: Seit 2019 ist eine trennscharfe Auswertung möglich.
F 36 Aufgrund fehlender Auswertungsmöglichkeiten hat die Stadt Mülheim an der Ruhr derzeit keinen vollumfänglichen und verursachungsgerechten Überblick über die Eingliederungshilfen. Dies erschwert die Steuerung.
E 36 Um einen vollumfänglichen und verursachungsgerechten Überblick die Eingliederungshilfen zu erhalten, sollte die Stadt Mülheim an der Ruhr auch stationäre Eingliederungshilfen unter den Leistungen nach § 35a SGB VIII erfassen.
Stellungnahme: Seit 2019 ist eine trennscharfe Auswertung möglich.
F 37 In Mülheim an der Ruhr sind die Fallzahlen für die Eingliederungshilfe seit 2015 um rund 30 Prozent gestiegen. Insbesondere die Falldichte bei der Integrationshilfe/Schulbegleitung ist höher als bei der Mehrzahl der Vergleichskommunen.
Stellungnahme: Die Feststellung ist zutreffend. Innerhalb der Mülheimer Verwaltung, aber auch extern bestehen keine ausreichenden Ressourcen zur Erstellung von fachlichen Gutachten für eine mögliche Überprüfung bzw. Gegengutachten zu den von den Eltern vorgelegten ärztlichen Attesten. Externe Partner sind grundsätzlich in der Rolle des Leistungserbringers; eine Überprüfung oder gar Gegengutachten würde zu einer Interessenskollision führen.
F 38 Für die Eingliederungshilfe sind in Mülheim an der Ruhr die Fachkräfte des Sozialen Dienstes zuständig. Die von der gpaNRW bereits in der Prüfrunde 2008 und im Rahmen der Beratung 2016 empfohlene Spezialisierung hat die Stadt bislang nicht umgesetzt. E 38 Die Stadt Mülheim an der Ruhr sollte die Planungen zur Einführung eines eigenen Spezialdienstes für Eingliederungshilfen dringend vorantreiben, auch um entsprechende finanzielle Einsparpotentiale zu erzielen.
Stellungnahme: Dem Vorschlag wird gefolgt. Der Arbeitsbereich § 35a SGB VIII wird reorganisiert, ein entsprechendes Konzept wird aktuell erarbeitet, die Einrichtung eines Spezialdienstes hat begonnen. Fachliche Notwendigkeiten werden dabei berücksichtigt (u.a. Beobachtungen der betreffenden Schüler im Unterricht durch die Fachkräfte).
F 39 Der rechtssicheren Fallberatung dient ein Handbuch, dass die Stadt nach der überörtlichen Prüfung 2008 erstellt hat. Dies sieht jedoch keine generellen Unterrichtsbesuche zur Prüfung der Teilhabebeeinträchtigung vor.
E 39 Zur Prüfung der Teilhabebeeinträchtigung sollte auch der schulische Bereich genau betrachtet werden. Die Fachkräfte sollten daher auch Unterrichtsbesuche nutzen, um sich ein genaues Bild der Situation zu verschaffen.
Stellungnahme: S. Stellungnahme F 38
F 40 Aufgrund zusätzlicher differenzierter Auswertungsmöglichkeiten ab 2018 kann die Stadt Mülheim an der Ruhr die Entwicklungen im Bereich der jungen Volljährigen genauer analysieren und so die Steuerung für diese Hilfeart verbessern.
Stellungnahme: Die Feststellung ist zutreffend.
F 41 Die Stadt Mülheim an der Ruhr gehört zu den 25 Prozent der Kommunen mit den niedrigsten Aufwendungen je Hilfefall.
Stellungnahme: Dies bezieht sich auf die Zielgruppe der unbegleiteten minderjährigen Ausländer. Die Feststellung ist zutreffend.
F 42 Die Stadt Mülheim an der Ruhr verzeichnet den niedrigsten Anteil an Hilfefällen für unbegleitete minderjährige Flüchtlingen an den Hilfefällen.
Stellungnahme: Die Zuweisung von UMA erfolgt über den LVR.
F 43 Die Stadt Mülheim an der Ruhr konnte Aufwendungen für Inobhutnahmen für das Vergleichsjahr 2017 nicht vollumfänglich darstellen. 2018 stehen entsprechende Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Stellungnahme: Die Feststellung ist zutreffend.
F 44 Die Stadt Mülheim an der Ruhr kann die Aufwendungen für vorläufige Inobhutnahmen nicht separat auswerten. Hierdurch kann sie die finanziellen Auswirkungen nicht vollumfänglich darstellen und diesen Bereich nicht optimal steuern.
E 44 Die Stadt Mülheim an der Ruhr sollte auch die Aufwendungen für die Inobhutnahmen unbegleiteter minderjähriger Flüchtlinge separat erfassen, um einen vollumfänglichen Überblick über das Aufgabengebiet zu erhalten.
Stellungnahme: Im Bereich der Fallsteuerung wird die Unterscheidung zwischen § 42a SGB VIII und § 42 SGB VIII getroffen. Auf wirtschaftlicher Ebene wird dies als obsolet betrachtet, da die Kostenerstattung des Landesjugendamtes vollumfänglich gilt.
F 45 Die Verfahrensstandards der Stadt Mülheim an der Ruhr für vorläufige Inobhutnahmen unbegleiteter minderjähriger Flüchtlinge basieren auf Handlungsempfehlungen der Landschaftsverbände Rheinland und Westfalen-Lippe, der Begründung zum Gesetzentwurf der Bundesregierung und den Empfehlungen des Ministeriums für Familien, Kinder, Jugend, Kultur und Sport. Aufgrund der Prozessdarstellung in Textform fehlt es aber auch hier an der Übersichtlichkeit.
E 45 Auch im Themenfeld der vorläufigen Inobhutnahmen nach § 42a SGB VIII sollte die Stadt Mülheim an der Ruhr die einzelnen Verfahrensschritte übersichtlicher darstellen. Hierzu sollte sie zusätzlich eine grafische Darstellung der einzelnen Verfahrensschritte ergänzen. Diese sollte die einzelnen Arbeitsschritte, die beizubringenden Unterlagen und die einzuhaltenden Bearbeitungsfristen sowie die zu beteiligenden Akteure umfassen.
Stellungnahme: Der Verfahrensstandard basiert auf Vorgaben von Ministerium und Landesjugendamt. Nach Beschaffung der Software Visio können visuelle Ablaufschemata hinzugefügt werden. Finanzielle Auswirkungen: Die Aufgaben der Hilfen zur Erziehung nach dem SGB VIII werden in der Produktgruppe PN06010 bewirtschaftet.
Unmittelbare Auswirkungen ergeben sich aus dem Bericht nicht. Inwieweit sich Veränderungen in der Haushaltswirtschaft durch die Prüfung und etwaige Umsetzung einzelner Empfehlungen ergeben, kann derzeit noch nicht abgeschätzt werden.
Marc Buchholz
Anlage(n): gpaNRW Bericht „Hilfe zur Erziehung der Stadt Mülheim an der Ruhr“ (Die Anlage wird über das Ratsinformationssystem Allris zur Verfügung gestellt und ist im Internet einsehbar. Ausdrucke können bei Frau Nicole Gebert, Tel. 455 5000/ nicole.gebert@muelheim-ruhr.de, angefordert werden.)
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