Vorlage - V 21/0013-01  

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt nimmt den nachfolgenden Sachstandsbericht zur Kenntnis und stimmt der Absicht des Oberbürgermeisters zu,

a)     das Jobcenter Mülheim an der Ruhr spätestens zum 01.01.2022 als Abteilung aus dem Sozialamt herauszulösen und in ein eigenständiges Amt zu überführen und

b)     zeitnah die Stelle der künftigen Amtsleitung auszuschreiben, damit hierfür bereits im Laufe des Jahres 2021 eine Person gewonnen werden kann, die alle anstehenden Maßnahmen mit begleiten und umsetzen kann.

Begründung:

Das Jobcenter Mülheim an der Ruhr (JC) ist eines der bundesweit 104 zugelassenen kommunalen Träger, das die Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem Sozialgesetzbuch Zweites Buch (SGB II) in kommunaler Eigenverantwortung organisiert, und wird zurzeit als Abteilung des Sozialamtes geführt.

Die Stadt Mülheim an der Ruhr hat im Rahmen der dritten Stufe des Stärkungspaktes über die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen eine externe Organisationsuntersuchung des JC in Auftrag gegeben. Ziel der Untersuchung war, das JC durch veränderte organisatorische Maßnahmen so aufzustellen, dass mindestens die in NRW erzielten durchschnittlichen Arbeitsergebnisse erreicht werden.

Rückblick auf die externe Organisationsuntersuchung

Die externe Organisationsuntersuchung wurde von März bis Oktober 2020 vom Beratungsunternehmen gfa public durchgeführt, das auf den öffentlichen Sektor spezialisiert ist und bundesweit Behörden in Veränderungsprozessen unterstützt. Der Berater hat Ursachen für die inzwischen zwar verbesserten, aber nach wie vor noch nicht zufriedenstellenden Integrationsergebnisse untersucht und die maßgeblichen Einflussfaktoren identifiziert. Betrachtet wurden auch die Abläufe in der Zugangssteuerung, in der Arbeitsvermittlung, des Fallmanagements sowie weitere Kernprozesse von Maßnahmeplanung, -abwicklung und –controlling. Weiterhin hat der Berater die Schnittstellen zwischen den Bereichen Fallmanagement und Leistungsgewährung überprüft. Steuerungsanreize, Aufbaustrukturen sowie die IT-Ausstattung, die Einfluss auf die Effizienz des JC sowie die Vermittlungsarbeit haben, wurden ebenfalls mit einbezogen.

Im August 2020 hatte der Ausschuss für Arbeit, Gesundheit und Soziales einen Zwischenbericht vor allem mit dem Schwerpunkt „Qualität und Leistungsfähigkeit des JC“ erhalten. Da die Leistungsfähigkeit eines Jobcenters nicht pauschal betrachtet werden kann, sondern die äußeren Rahmenbedingungen der jeweiligen Kommune berücksichtigt werden müssen, hat die gfa public hierbei als Vergleichsmaßstab für das JC Mülheim neben dem bundesweiten so genannten „Vergleichstyp IIIc“ auch solche JC herangezogen, die vom Institut für Arbeitsmarkt und Berufsforschung (IAB) als „Nächste Nachbarn“ zugeordnet wurden und dem JC Mülheim ähnlich sind: die von den Städten und der Bundesagentur für Arbeit gemeinschaftlich getragenen sogenannten „gemeinsamen Einrichtungen“ Oberhausen, Bottrop, Krefeld und Bochum sowie das kommunale Jobcenter Kreis Recklinghausen. Der Vergleich mit diesen Einrichtungen zeigte für das JC Mülheim kontinuierlich sich verbessernde Zahlen bei Hilfebedarf und Integrationsquote sowie eine niedrige Widerspruchsquote bei ganz leicht erhöhter Stattgabequote. Diese Zahlen sprechen aus Gutachtersicht neben einer guten Leistungssachbearbeitung vor allem für eine gute Kommunikation mit den Kunden in Leistungsfragen. Allerdings sieht der Berater einen großen Entwicklungsbedarf bei der Auslastung des Stellenplans. Die Besetzung von nur 85 % der Stellen ist aus Gutachtersicht allerdings problematisch. Ziel sollten 90 % oder mehr sein. Wegen der geringen Personalausstattung gibt es im JC einen hohen Betreuungsschlüssel.

Die Organisationsuntersuchung zeigt insgesamt, dass das Potenzial des JC noch nicht ausgeschöpft ist.

Die gfa public hat gutachterliche Handlungsempfehlungen für die Bereiche Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Führung und Steuerung, Personal und Finanzen, Organisationskultur und Projektorganisation erarbeitet. Diese sollen vor allem die organisatorischen und personellen Rahmenbedingungen für die Aufgabenwahrnehmung verbessern und dafür sorgen, das Leistungspotenzial des JC noch besser ausschöpfen zu können. Denn obwohl das JC auch im Vergleich zu ähnlichen Jobcentern angemessen gute Ergebnisse erzielt hat, so ist dies zum Teil nur unter großen Kraftanstrengungen sowie widrigen und langfristig nicht nachhaltigen Rahmenbedingungen erfolgt.

Weiterer Prozess zur Umsetzung der gutachterlichen Handlungsempfehlungen

In der nun anstehenden Umsetzungsphase muss es Ziel sein, die Ideen und Chancen, die die Organisationsuntersuchung aufzeigt, konsequent zu ergreifen und abzuarbeiten. Wie auch gutachterlich empfohlen, wurde inzwischen eine Projektleitung eingesetzt, um die umfassenden Re-Organisationsaufgaben zu koordinieren.

Insgesamt liegen 49 Handlungsempfehlungen des Gutachters vor. Einige wurden bereits im Untersuchungszeitraum bearbeitet, andere sind angestoßen und müssen abgeschlossen werden, ein großer Teil muss aber erst angegangen werden:

Mit Hilfe vieler ablauf- und aufbauorganisatorischen Maßnahmen (z.B. Konkretisierung der SOLL-Konzepte, Einführung eines neuen Kundekontaktdichtekonzeptes, Ausbau Betreuung Alleinerziehende, Ergänzung von Förderzielen in die Fallsteuerungslogik des Fachkonzeptes der Sozialraumorientierung) und dem Einsatz eines spezialisierten Maßnahmencontrollings inkl. Einführung leistungsbezogener Kennzahlen sowie Umsetzung einheitlicher und stärker auf den Bedarf eines Jobcenters abgestimmter Prozesse und Richtlinien soll eine Verringerung der Anzahl der Bedarfsgemeinschaften erreicht werden. Durch die Einführung eines Fachaufsichtskonzeptes für alle Bereiche des JC soll ein kompaktes System zur Anleitung und Überprüfung der fachlichen Qualität in den operativen Einheiten geschaffen werden. Neben den bereits gemeinsam mit dem Personal- und Organisationsamt erarbeiteten Maßnahmen zur Optimierung des Recruiting-Prozesses sollen die Erstellung eines Einarbeitungskonzeptes sowie eines Qualifizierungs- und Personalentwicklungskonzeptes dabei helfen, der hohen Mitarbeiter-Fluktuation entgegenzuwirken. Dies alles sind Beispiele für den umfangreichen Re-Organisationsprozess.

Für den weiteren Prozess hat die Projektleitung mit der Leitungsrunde des JC die gutachterlichen Maßnahmen neu sortiert und in drei neue Teil-Maßnahmenpläne aufgeteilt und fachlich und zeitlich gewichtet.

Der erste Teilplan enthält alle Maßnahmen, die mit der Überführung des JC in ein eigenständiges Amt direkt in Verbindung stehen und bis spätestens zum Jahresende 2021 abgearbeitet sein werden, in die beiden anderen Pläne wurden die Maßnahmen aufgenommen und priorisiert, die zur Aufstellung eines zukunftsfähigen JC gehören. Unterschieden wird hierbei zwischen Themen, die intern über die Regelstruktur abgearbeitet werden können, und solchen Prozessschritten, die zwar grundsätzlich intern, aber außerhalb der Regelstruktur erbracht werden und möglicherweise zusätzliche Ressourcen erfordern.

Sollte an der einen oder anderen Stelle des Prozesses noch einmal eine externe Unterstützung erforderlich oder hilfreich sein, hat die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen hierfür eine weitere finanzielle Unterstützung zugesagt.

Im Rahmen des Zielvereinbarungsgespräches mit dem Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes NRW (MAGS) im Dezember 2020 wurden die Ergebnisse der Organisationsuntersuchung und das weitere Vorgehen schon einmal kurz dargestellt. Das MAGS befürwortete die bisherige und auch künftig vorgesehene systematische Vorgehensweise und sah insbesondere in dem begonnenen Zielsteuerungs-Prozess und in den im Planungsdokument niedergelegten Zielerwartungen eine gute und systematische Ergänzung zur parallel gelaufenen gutachterlichen Untersuchung.

Im Ausschuss für Arbeit, Gesundheit und Soziales wird es eine kontinuierliche Berichterstattung über das weitere Vorgehen und die jeweiligen Sachstände geben.

Zentrale Handlungsempfehlung des Gutachters: Überführung des JC in ein eigenständiges Amt

Die zentrale Handlungsempfehlung des Gutachters ist, das JC als Abteilung aus dem Sozialamt herauszulösen und in ein eigenständiges Amt zu überführen. Dies soll der Stärkung und Optimierung der Steuerung dienen, damit alle Potenziale der eigenständigen Aufgabenerfüllung des SGB II der Stadt Mülheim an der Ruhr als zugelassener kommunaler Träger genutzt werden können. Die Steuerung, sowohl strategisch als auch finanziell, kann aus Gutachtersicht als Abteilung des Sozialamts momentan nicht ausreichend gewährleistet werden.

Der Oberbürgermeister wird der Gutachterempfehlung folgen und im Rahmen seiner Organisationshoheit (§ 62 Absatz I Satz 3 GO NRW) umsetzen. Die Verwaltung wird alle für diese Organisationsänderung erforderlichen Maßnahmen (Veränderung/Verschiebung aller Personal-, EDV- und haushaltstechnischen Zuständigkeiten und Prozesse) vornehmen, so dass das JC spätestens ab 01.01.2022 als eigenes Amt an den Start gehen kann. In diesem Zusammenhang wird auch der Anteil an den so genannten Verwaltungsgemeinkosten, die auf die einzelnen Fachbereiche umgelegt werden, angepasst. Dies könnte sich auswirken auf die Basis der Re-Finanzierung von Personalnebenkosten und Sachkosten durch den Bund und den Kostendeckungsgrad des JC. Der erforderliche Umstellungsprozess wurde bereits vom Fachbereich Finanzen angestoßen.

Die Stelle der künftigen Amtsleitung soll zeitnah ausgeschrieben werden, damit bereits im Laufe des Jahres 2021 eine Person gewonnen werden kann, die alle anstehenden Maßnahmen mit begleiten kann. Dafür wird eine Bestandsstelle des Amtes 50 inhaltlich neu ausgestaltet und neubewertet, so dass hier keine Stellenausweitung erfolgt. Die formelle Ausweisung der Stellenneubewertung erfolgt mit dem Stellenplan 2022.

Finanzielle Auswirkungen:

Das JC wird im Haushaltsplan momentan als Produktgruppe 05.020 abgebildet und bewirtschaftet. Die mit der Re-Organisation verbundenen positiven Auswirkungen und insgesamt zu erwartenden finanziellen Veränderungen werden im Rahmen der Haushaltsberatungen 2022 ff. dargestellt.

Marc Buchholz