Vorlage - V 21/0417-01  

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt beschließt die im Änderungsverzeichnis (Anlage 1) vorgeschlagenen Änderungen der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt, die Ausschüsse und die Bezirksvertretungen vom 05.03.2015, zuletzt geändert am 11.04.2019.

Begründung / Sachverhalt:

I. Zusammenfassung des Sachverhaltes und der Entscheidungserfordernisse:

Der Hauptausschuss (anstelle des Rates der Stadt nach Delegation gem. § 60 II GO NRW) hat in seiner Sitzung am 22.04.2021 (TOP 4.1.1, Antrag A 21/0321-01) beschlossen, „dass fortan sämtliche Sitzungsunterlagen und Einladungen per online Versand bzw. über das Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt werden. Nur auf expliziten Wunsch werden die Unterlagen zusätzlich per Post verschickt.“

Für eine Umsetzung dieses Beschlusses sind Änderungen in der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt, die Ausschüsse und die Bezirksvertretungen (GeschO) notwendig zur Setzung eines entsprechenden Regelungsrahmens.

Weitere vorgeschlagene Änderungen betreffen die Sitzungsniederschriften und die Handhabung bei nichtöffentlichen Tagesordnungspunkten sowie redaktionelle Anpassungen bezüglich des neuen Jugendgremiums und dem aktuellen Stand der Hauptsatzung.

II. Begründung / Sachverhalt:

Zu 1.) – Änderung § 1 Absatz 2 GeschO

Maßgebliche Form und Regelfall der Einberufung wird künftig die Bereitstellung der Einladung in elektronischer Form im Ratsinformationssystem (RIS) sein und nicht mehr eine „Übersendung“. Die Bereitstellung wird – wie auch bisher schon – bewerkstelligt durch das Setzen eines entsprechenden Freigabestatus im RIS seitens der Verwaltung, der die Sichtbarkeit und Aufrufbarkeit im Internet ermöglicht (öffentliche Bestandteile für alle, nichtöffentliche Bestandteile mit entsprechender Berechtigung). Soll abweichend vom Regelfall ausnahmsweise die zusätzliche Übersendung papiergebundener Einladungen erfolgen, ist dieser Wunsch ausdrücklich schriftlich zu erklären; maßgeblich für den Zeitpunkt der Einladung bleibt aber auch dann die elektronische Bereitstellung. Einzig für die Geschäftsstellen der Ratsfraktionen und –gruppen bleibt es bis auf Weiteres bei einer regelhaften zusätzlichen Übersendung papiergebundener Einladungen.

Zu 2.) – Änderung § 1 Absatz 4 GeschO

Anpassung an die Bereitstellung gemäß § 1 Absatz 2 GeschO.

Zu 3.) – Änderung § 2 Absatz 1 GeschO

Anpassung an die Bereitstellung gemäß § 1 Absatz 2 GeschO.

Zu 4.) – Streichung § 2 Absatz 3 GeschO

Anpassung an die Bereitstellung gemäß § 1 Absatz 2 GeschO.

Zu 5.) – Änderung § 3 Absatz 1 Satz 7 GeschO

Anpassung an den Begriff und die Regelungen zum künftigen Jugendgremium im aktuell neugefassten § 22 der Hauptsatzung.

Zu 6.) – Änderung § 6 Absatz 5 Satz 3 GeschO

Es besteht kein rechtliches Erfordernis zur Einrichtung korrespondierender öffentlicher Tagesordnungspunkte zu nichtöffentlichen Angelegenheiten in einer Sitzung. Vielmehr hat das OVG NRW ausgeführt, dass der Ausschluss der Öffentlichkeit lediglich von Teilen der Beratung eines Tagesordnungspunktes grundsätzlich nicht in Betracht kommt (15 A 817/04, Urteil vom 02.05.2006). Eine zwanghafte Bestimmung, in allen Fällen – unabhängig von ihrer inhaltlichen Bedeutung und Relevanz – einen korrespondierenden öffentlichen Tagesordnungspunkt einzurichten, erscheint vor diesem Hintergrund jedenfalls nicht (mehr) sinnvoll und wird in der Praxis auch schon seit längerer Zeit nicht mehr gelebt. Insofern wird vorgeschlagen, eine solche Vorgehensweise auf entsprechend bedeutende Themen zu begrenzen, bei denen nach pflichtgemäßem Ermessen von einem besonderen Interesse der Öffentlichkeit an einer Information im Einzelfall auszugehen ist.

Zu 7.) – Änderung § 10 Absatz 2 GeschO

Anpassung an den Begriff und die Regelungen zum künftigen Jugendgremium im aktuell neugefassten § 22 der Hauptsatzung.

Zu 8.) – Änderung § 24 Absatz 3 GeschO

Zur Verbesserung bzw. zur Steigerung der Verlässlichkeit der Informationsgewinnung aus dem RIS sowohl für die Mandatsträger*innen als auch für die Verwaltung wird das auch bislang schon zu beachtende Erfordernis der zeitnahen Ergebniserfassung nach einer Sitzung als Soll-Regelung in die GeschO überführt.

Zu 9.) – Änderung § 27 Absatz 4 GeschO

Anpassung an die Bereitstellung gemäß § 1 Absatz 2 GeschO.

Zu 10.) – Änderung § 31 Absatz 1 GeschO

Anpassung an die Bereitstellung gemäß § 1 Absatz 2 GeschO.

Zu 11.) – Änderung § 33 Satz 1 GeschO

Redaktionelle Anpassung des zitierten Paragrafen an den aktuellen Stand der Hauptsatzung.

Finanzielle Auswirkungen:

Aus der bloßen Setzung eines Regelungsrahmens ergeben sich noch keine unmittelbaren finanziellen Auswirkungen, sondern erst durch dessen Ausgestaltung und Anwendung in der Praxis. Grundsätzlich können durch die Abkehr von papiergebundenen Sitzungsunterlagen sowohl im Bereich der internen Leistungsverrechnung im Rats- und Rechtsamt als auch tatsächlich im Bereich des Amtes Zentraler Service Mittel für Papier, Druck und Porto eingespart werden.

Auswirkungen für den Klimaschutz:

Zu den Auswirkungen für den Klimaschutz durch die Abkehr von papiergebundenen Sitzungsunterlagen wird auf die diesbezüglichen Ausführungen in der Beschlussvorlage V 21/0140-01 – „Fortsetzung und Weiterentwicklung der Digitalen Gremienarbeit“ – verwiesen (TOP 4.1 der Sitzung des Hauptausschusses anstelle des Rates der Stadt nach Delegation gem. § 60 II GO NRW am 22.04.2021).

Anlagen:

Anlage 1: Änderungsverzeichnis

Anlage 2: Synopse zu den vorgeschlagenen Änderungen